Q: Déclaration des heures et des prestations

Pour les postes salariés (CDI, CDD, intérim, saisonnier)Après chaque poste, vous pouvez renseigner les horaires réellement effectués par le salarié afin de permettre le traitement administratif du poste (paie, suivi du temps de travail).Pour procéder rendez-vous dans l’onglet « Relevé d’heures ». Indiquez pour chaque journée les heures effectuées, les éventuelles heures supplémentaires ou heures non réalisées, les pauses prises ou non prises. Chaque relevé correspond à une journée de travail, y compris lorsque le poste s’étend sur plusieurs jours.En cas d’absence du salariéSi le salarié ne s’est pas présenté sur une journée prévue, vous pouvez le signaler en sélectionnant l’option « Extra absent » pour la journée concernée.Pour les auto-entrepreneurs indépendantsAprès la période prévue pour une prestation, vous pouvez renseigner les éléments déclaratifs liés à la prestation réalisée, à des fins de suivi et de facturation.Pour procéder, accédez à l’onglet « Relevé d’heures », indiquez pour chaque journée concernée les plages horaires déclarées comme réalisées, les éventuelles variations par rapport aux éléments initialement convenus entre vous et le prestataire.Les informations renseignées ont une valeur déclarative et permettent uniquement de constater les éléments de la prestation réalisée. Elles ne constituent ni un contrôle du temps de travail, ni une organisation de l’activité du prestataire, lequel demeure entièrement indépendant. Chaque déclaration correspond à une journée de prestation.En cas de prestation non réaliséeSi la prestation n’a pas été réalisée sur une journée donnée, vous pouvez l’indiquer via l’option « Extra absent » pour la date concernée.

Question 1

Créer mon annonce sur l'application

Accepted Answer

Poster une annonce classique pour un poste salarié (CDI, saisonnier, intérim)Pour publier une nouvelle demande, connectez-vous à l’application Extracadabra à l’aide de vos identifiants, puis cliquez sur « Publier ». Vous serez ensuite guidé pas à pas pour renseigner les éléments nécessaires à la diffusion de votre annonce, notamment :Le type de poste salarié recherché, parmi nos catégories :Vente / LivraisonSalle / BarCuisineLe nombre de salariés requisLes dates de travail (une ou plusieurs journées)Les horaires de chaque journée et, le cas échéant, les jours non travaillésLes conditions pratiques liées au poste, telles que la tenue attendue. Vous pouvez préciser si la tenue est fournie par l’établissement ou ajouter des informations complémentaires.Les informations générales utiles au bon déroulement du poste, à destination des candidats Information utile : l’adresse du lieu de travail peut être modifiée pour chaque nouvelle annonce. Par défaut, l’adresse enregistrée sur votre compte est proposée.Une fois l’ensemble des informations complétées, il vous suffit de valider votre annonce pour la publier. Poster une demande de prestation auprès d’un auto-entrepreneur indépendantSi vous souhaitez être mis en relation avec des travailleurs indépendants auto-entrepreneurs, la démarche est similaire, mais la nature de l’annonce est différente.Lors de la création de votre demande, vous pourrez indiquer :La nature de la prestation recherchée, parmi les catégories proposéesLes dates ou périodes d’intervention souhaitées pour la réalisation de la prestationLes plages horaires envisagéesLe lieu de réalisation de la prestationLes éléments descriptifs de la prestation, permettant à l’auto-entrepreneur d’évaluer s’il souhaite y répondre Les auto-entrepreneurs restent entièrement libres de proposer ou non leurs services et d’organiser la réalisation de leur prestation. Extracadabra agit exclusivement en tant que plateforme de mise en relation entre établissements et travailleurs indépendants. Booking favorisVous pouvez également utiliser la nouvelle fonctionnalité Booking favoris pour solliciter un auto-entrepreneur avec lequel vous avez déjà collaboré.Cette sollicitation constitue une proposition de prestation, que l’auto-entrepreneur est libre d’accepter ou de refuser, sans exclusivité ni obligation.Pour utiliser cette fonctionnalité, voici la marche à suivre :section comment gérer mon comptesection recruter en CDI/ saisonniersection nous contacter Utiliser la fonction Booking Favoris

Question 2

Sélectionner des profils

Accepted Answer

Pour un poste salariéUne fois votre offre publiée, des candidats peuvent postuler directement via l’application.Pour consulter les candidatures :Cliquez sur la demande concernée.Accédez à la liste des postulants.Consultez, pour chaque candidat, les informations mises à disposition sur son profil, telles que :ses expériences professionnelles,ses compétences déclarées,les évaluations et notations reçues le cas échéant. Les évaluations et commentaires ont pour seul objet de partager un retour d’expérience entre utilisateurs de la plateforme et d’améliorer la qualité des mises en relation. Elles ne constituent ni une sanction, ni une mesure disciplinaire.Lorsque vous identifiez un profil correspondant à vos besoins, vous pouvez cliquer sur « Sélectionner ce candidat ». Cette action vous permet d’accéder à ses coordonnées, lui donne accès aux informations utiles concernant votre établissement et le poste proposé et ouvre la possibilité d’un échange direct en vue d’un recrutement.

Question 3

Nos précieux conseils pour un booking réussi

Accepted Answer

Pour les postes salariés (CDI, CDD, extra, saisonnier)1. Rédiger une offre précise et complèteUne annonce détaillée permet aux candidats de se positionner en toute connaissance de cause.Il est recommandé de préciser les conditions pratiques du poste, les tâches précises confiées, toute information utile au poste.En cas de doute sur le poste à sélectionner, notre équipe reste disponible pour vous accompagner.2. Analyser le profil des candidatsChaque profil vous permet de consulter les expériences professionnelles (réalisées via Extracadabra ou en dehors), les compétences et formations déclarées, les évaluations précédentes, lorsqu’elles existent. Les évaluations et commentaires ont pour seul objet de partager un retour d’expérience entre utilisateurs de la plateforme et d’améliorer la qualité des mises en relation. Elles ne constituent ni une sanction, ni une mesure disciplinaire, et n’emportent aucune conséquence contractuelle automatique.Parmi les éléments à prendre en compte vous pouvez consulter le type d’établissements dans lesquels le candidat a l’habitude d’exercer.3. Être réactif dans votre sélectionLes candidats sont souvent sollicités par plusieurs établissements. Sélectionner rapidement un profil qui correspond à vos besoins augmente vos chances de concrétiser le recrutement.4. Échanger avec le candidat sélectionnéUn échange en amont permet de présenter votre établissement et de préciser l’organisation du poste.Pour les auto-entrepreneurs indépendants1. Anticiper vos demandes de prestationLorsque cela est possible, publier une demande de prestation en amont permet aux auto-entrepreneurs d’évaluer leur disponibilité.7 à 10 jours avant : délai recommandéÀ court terme ou en dernière minute : selon la période et la disponibilité des prestatairesPour des besoins étalés sur plusieurs jours, il peut être pertinent de fractionner la demande afin d’augmenter les possibilités de mise en relation.2. Poster une annonce claireUne description claire aide l’auto-entrepreneur à déterminer s’il souhaite proposer ses services.Il est conseillé de préciser la nature de la prestation, le lieu et la période envisagée, les éléments utiles à la compréhension du besoin.3. Consulter les profils des auto-entrepreneurs ayant répondu à votre annonceChaque profil peut inclure les prestations précédemment réalisées, les compétences déclarées, les évaluations laissées par d’autres établissements. Les évaluations et commentaires ont pour seul objet de partager un retour d’expérience entre utilisateurs de la plateforme et d’améliorer la qualité des mises en relation. Elles ne constituent ni une sanction, ni une mesure disciplinaire et n’emportent aucune conséquence contractuelle automatique.Ces éléments vous permettent d’identifier les prestataires avec lesquels vous souhaiteriez collaborer.4. Sélectionner un prestataire et échangerSoyez réactif ! Lorsque vous voyez un auto-entrepreneur dont le profil vous intéresse, ne tardez pas à confirmer la prestation avec lui. Il y a des chances qu’il soit sélectionné ailleurs si vous mettez du temps à confirmer.Lorsque vous sélectionnez un auto-entrepreneur, vous pouvez discuter avec lui des modalités de la prestation.L’auto-entrepreneur reste libre d’accepter ou de refuser la prestation proposée.5. Laisser une évaluation à l’issue de la prestationAprès la réalisation de la prestation, vous pouvez laisser une évaluation et un commentaire.Cela contribue à valoriser le travail du prestataire, à améliorer la qualité du réseau, à faciliter vos futures mises en relation. Les évaluations et commentaires ont pour seul objet de partager un retour d’expérience entre utilisateurs de la plateforme et d’améliorer la qualité des mises en relation. Elles ne constituent ni une sanction, ni une mesure disciplinaire et n’emportent aucune conséquence contractuelle automatique.

Question 4

Que faire quand l'extra est injoignable ?

Accepted Answer

Si vous avez sélectionné un extra, que celui-ci reste injoignable et que la mission approche, il est toujours possible d'annuler cet extra (voir section "annuler mon extra"). Cette annulation remet à disposition les autres extras ayant répondu à l’annonce. Vous pouvez sélectionner un autre extra ou publier une nouvelle demande si nécessaire.Attention, la sélection ou l’annulation d’un extra auto-entrepreneur via l’application permet uniquement de gérer les mises en relation. Chaque partie reste libre de confirmer ou non la réalisation de la prestation, jusqu’à ce qu’un accord soit formalisé entre elles.En cas de besoin en dernière minute, n'hésitez pas à contacter l'équipe booking (booking@extracadabra.com) pour demander de l'aide.

Question 5

Annuler un extra

Accepted Answer

Pour annuler un extra, il vous suffit de retourner sur l’annonce, cliquer sur le profil de l’extra sélectionné et cliquer sur “annuler les jobs à venir”:Cette action met fin à la participation du candidat ou du prestataire sur l’ensemble des dates prévues et la personne concernée est automatiquement informée via l’application.Si vous souhaitez annuler uniquement une journée ou un créneau, sans annuler l’ensemble de l’annonce ou de la demande de prestation, il est recommandé d’en informer directement le candidat ou d’échanger directement avec le prestataire.Dans les deux cas, merci également d’en informer l’équipe Extracadabra à l’adresse booking@extracadabra.com afin d’assurer le bon suivi de votre demande.La sélection ou l’annulation via l’application permet uniquement de gérer les mises en relation. La participation effective à un poste ou la réalisation d’une prestation intervient après accord entre les parties concernées.

Question 6

Accéder à mon planning et le consulter

Accepted Answer

Pour les postes salariés :Rien de plus simple pour accéder à votre planning et consulter l’organisation des postes sur Extracadabra : cliquez sur l'onglet "Planning" : Cet espace vous permet de naviguer aisément entre les semaines précédentes et celles à venir, de consulter chaque jour les extras sélectionnés et leurs horaires en un coup d'œil ainsi que de gérer facilement les missions grâce à une interface claire et intuitive.Le planning offre une vue d’ensemble facilitant l’organisation des équipes et le suivi des recrutements en cours.Pour les auto-entrepreneurs indépendantsPour suivre vos demandes de prestation la démarche est similaire, accédez à l’onglet « Planning » depuis votre espace établissement.Cet espace vous permet de consulter vos demandes de prestation en cours ou à venir, d’identifier les extras auto-entrepreneurs sélectionnés pour chaque période, de visualiser les créneaux indicatifs associés à chaque demande.Les informations affichées dans la vue d’ensemble des demandes de prestation ont pour seul objet de faciliter le suivi des mises en relation. L’auto-entrepreneur demeure libre de confirmer ou non la réalisation de la prestation, qui intervient après accord entre les parties.

Question 7

Déclaration des heures et des prestations

Accepted Answer

Pour les postes salariés (CDI, CDD, intérim, saisonnier)

Après chaque poste, vous pouvez renseigner les horaires réellement effectués par le salarié afin de permettre le traitement administratif du poste (paie, suivi du temps de travail).

Pour procéder rendez-vous dans l’onglet « Relevé d’heures ». Indiquez pour chaque journée les heures effectuées, les éventuelles heures supplémentaires ou heures non réalisées, les pauses prises ou non prises. Chaque relevé correspond à une journée de travail, y compris lorsque le poste s’étend sur plusieurs jours.

En cas d’absence du salarié

Si le salarié ne s’est pas présenté sur une journée prévue, vous pouvez le signaler en sélectionnant l’option « Extra absent » pour la journée concernée.

Pour les auto-entrepreneurs indépendants

Après la période prévue pour une prestation, vous pouvez renseigner les éléments déclaratifs liés à la prestation réalisée, à des fins de suivi et de facturation.

Pour procéder, accédez à l’onglet « Relevé d’heures », indiquez pour chaque journée concernée les plages horaires déclarées comme réalisées, les éventuelles variations par rapport aux éléments initialement convenus entre vous et le prestataire.

Les informations renseignées ont une valeur déclarative et permettent uniquement de constater les éléments de la prestation réalisée. Elles ne constituent ni un contrôle du temps de travail, ni une organisation de l’activité du prestataire, lequel demeure entièrement indépendant. Chaque déclaration correspond à une journée de prestation.

En cas de prestation non réalisée

Si la prestation n’a pas été réalisée sur une journée donnée, vous pouvez l’indiquer via l’option « Extra absent » pour la date concernée.

FAQ 5.png

Question 8

Mettre mon établissement en avant

Accepted Answer

Attirer les meilleurs candidats passe par une présentation soignée et engageante de votre établissement. Pour maximiser votre visibilité et séduire des profils qui vous correspondent, voici quelques conseils :Ajoutez une photo attrayante : choisissez une image qui reflète l’ambiance et l’identité de votre établissement.Rédigez une description détaillée : mettez en avant votre activité, vos valeurs, l’équipe et l’expérience que vous proposez aux candidats.Un profil soigné et complet augmente vos chances d’attirer des candidats motivés et qualifiés. Faites la différence dès maintenant !

Question 9

Avoir accès à mes différents comptes rapidement

Accepted Answer

Vous avez plusieurs comptes Extracadabra ? Demandez-nous de vous installer le multi-comptes !C’est une feature qui vous permettra d’accéder à tous vos comptes, avec un seul identifiant.Cette option vous intéresse ? Contactez directement votre chargé(e) de compte, qui s’occupera de vous l’installer.

Question 10

Ajouter/modifier moyen de paiement

Accepted Answer

Si vous souhaitez régler vos annonces CDI/CDD ou encore l’offre illimitée en recrutement par carte bancaire et non par mandat de prélèvement SEPA, c’est possible ! Pour cela, il vous suffit de vous rendre sur votre espace client depuis votre Application ou notre site web et de sélectionner l’option “Moyens de paiement” telle que ci-dessous : Ajouter mon mandat de prélèvement SEPA : Pour cela, direction votre espace client puis cliquer sur “Mon dossier administratif et moyens de paiement”Cliquer sur “Ajouter l’IBAN” puis saisissez le titulaire et l’IBAN puis validez.Vous recevrez un mail de confirmation et pourrez sélectionner vos extras directement.   Changer mon mandat de prélèvement SEPA :Vous changez de compte bancaire et désirez être prélevé sur un autre compte bancaire ? Pour cela, envoyez un mail à compta@extracadabra.com. Notre équipe supprimera votre ancien mandat et vous pourrez retourner sur votre compte pour saisir un nouveau mandat Ajouter une carte bancairePour cela, il vous suffit de vous rendre sur votre espace client depuis votre Application ou notre site web et de sélectionner l’option “Moyens de paiement” telle que ci-dessous : Saisir mes informations administratives :Pour émettre des factures, nous avons besoin de quelques informations concernant votre entreprise. Pour cela, direction votre espace client puis cliquer sur “Mon dossier administratif et moyens de paiement” puis sur “Compléter mes informations” Une fois saisies, cliquez sur “Valider mon dossier” et vérifiez les informations saisies. Ajouter un contact de facturationPar défaut, le mail de facturation est votre mail de connexion. Cependant, vous avez la possibilité de saisir un mail de facturation. Pour cela, rendez-vous sur votre compte et votre espace “Mon dossier administratif et moyens de paiement”. Si vous souhaitez ajouter plusieurs mails de facturation, envoyez-nous un mail à compta@extracadabra.com et notre équipe paramétrera votre compte en conséquence.Où sont stockées mes informations bancaires ?Vos informations bancaires (IBAN et numéros de carte bancaires) sont des informations très sensibles et nous en prenons soin ! Nous nous sommes donc associés avec Stripe qui répond aux plus fortes exigences de sécurité sur vos données bancaires. Plus d’infos ici : https://stripe.com/docs/security?locale=fr-FRPour toute question concernant vos moyens de paiement, vous pouvez joindre par mail le support à l’adresse suivante : supportetablissements@extracadabra.com

Question 11

J'ai oublié mon mot de passe ou j'aimerais le modifier

Accepted Answer

Pour modifier votre mot de passe, il vous suffit de vous rendre sur l’onglet “Compte” puis “mes informations” et “gestion du mot de passe”.Il vous suffira de remplir votre ancien mot de passe ou votre mot de passe temporaire, et de renseigner le nouveau mot de passe souhaité !

Question 12

Comment fonctionnent les annonces CDI ou Saisonnier

Accepted Answer

Poster une annonce CDI ou saisonnierSi vous souhaitez recruter un employé en CDI ou contrat saisonnier, c'est également possible sur notre application Il vous suffit de vous rendre sur votre compte et de poster une annonce en cliquant sur CDI ou saisonnier et de vous laisser guider.  Les étapes suivront dans cet ordre :Le poste, parmi les catégories de salle, cuisine… : chef de rang, serveur, chef de partie…La date de début du contratLe planning de la semaine type : il n’est pas obligatoire de le rentrerLe nombre d'heures hebdomadaires (fixe ou/et variable)La rémunération (heure/mois, brut/net ainsi que fixe et/ou variable)La tenue recommandée pour travailler dans l’établissementVous avez la possibilité d’ajouter des précisions à l'attention des postulants : ambiance, équipe, cadre, spécialités ou encore toute spécificité qui serai attractive !Enfin, vous ouvrez ouvrir votre annonce ou non aux profils débutantsUne fois toutes ces étapes passées, vous aurez accès à un récapitulatif de votre annonce, si tout est OK, vous pourrez la publier !Une fois que l'annonce est en ligne vous décidez ou non de régler le tarif de 95€HT afin d'avoir la possibilité de contacter les profils postulants.A ce moment là, 3 options vous seront proposées :Payer votre annonce plus tardPayer votre annonce en souscrivant à l’offre de recrutement illimitéePayer votre annonce à la carteCette offre vous permet non seulement d'apparaître en haut de la liste des annonces, de consulter les CV de tous les candidats et également de les filtrer géographiquement, par expérience ou par certains autres critères !L'annonce sera en ligne pour une durée de 10 jours, au terme de cette période, elle expirera, ce qui vous permet de prendre le temps de sélectionner le profil qui vous correspond le mieux.Pourquoi 10 jours ? Cela permet d'éviter au maximum le désintéressement ou l'indisponibilité d'un candidat, en effet, vous n’êtes pas sans savoir que les candidats postulent à de nombreuses annonces sur de nombreuses plateforme ! De plus, la volatilité du marché actuelle ne fait que renforcer cet effet.Offre de recrutement illimitéSi vous avez des besoins de recrutement réguliers, cette offre vous correspond ! En effet, nous proposons un tarif dégressif qui vous permettra de recruter tout au long de l’année ! L'abonnement vous donne la possibilité de poster autant d'annonces de recrutement que vous le souhaitez et d'avoir accès à notre vivier de candidat.  À partir de 235 € HT par moisSans engagementAbonnement mensuelPublications illimitées (n’importe quel poste) en CDI et CDD (saisonnier)Accès aux CV des candidats postulantsProfiter de l'aide d'un consultant en recrutement afin de rendre vos annonces plus attrayantes et ainsi, augmenter la visibilité de celles-ci et maximiser vos chances de recruter !N’attendez plus et rejoignez l’aventure Extracadabra !

Question 13

Comment nous contacter ?

Accepted Answer

Si vous avez besoin de nous joindre, vous pouvez à tout moment écrire à l'adresse :booking@extracadabra.comNous ferons de notre mieux pour vous répondre dans les plus brefs délais afin de vous apporter la meilleure assistance possible.

Centre d'aide Extracadabra